Suomalais-yritysten viestintävälineet muutoksessa

Evidens toteutti Microsoftille suomalaisyritysten tieto- ja viestintäteknologian käyttöä selvittäneen yrityspäättäjätutkimuksen huhti-toukokuussa 2014. Tutkimus kartoittaa viestintävälineiden käyttöä yli 50 hengen suomalaisyritysten ja organisaatioiden arjessa.

Tutkimuksen mukaan sähköposti on suomalaisyrityksille edelleen hyvin tärkeä viestintäväline, eikä sen käytön uskota vähentyvän. Lähes 80 prosenttia tutkimukseen vastanneista yrityspäättäjistä arvioi organisaationsa toimivan ongelmitta ilman sähköpostia korkeintaan vuorokauden.

Reaaliaikainen pikaviestintä (chat) nostaa päätään: 35 prosenttia yrityksistä käyttää sitä säännöllisesti. Nuoret ovat ottaneet reaaliaikaiset pikaviestimahdollisuudet nopeammin käyttöön – yli 60 prosenttia alle 40-vuotiaista vastaajista käyttää jo pikaviestimiä jatkuvasti.

Yrityspäättäjiltä kysyttiin myös arviota viestintävälineiden käytön muutoksista lähitulevaisuudessa. Vastaajien mukaan seuraavien kahden vuoden aikana eniten suomalaisyrityksissä lisääntyvät mobiililaitteiden (82 %), kuten älypuhelimen ja tabletin, verkko- ja videoneuvotteluiden (77 %), pikaviestipalveluiden (72 %) sekä organisaation sisäisten yhteisöllisten palveluiden (59 %) käyttö.

Välineet muuttuvat – käyttötavat kaipaavat remonttia?

Uusien viestintävälineiden mahdollisuudet haastavat käyttäjiä uusien työtapojen opetteluun, sillä käyttäjien valmiudet koetaan käytön suurimmaksi ongelmaksi.

Tärkeintä uusien työn sujuvuutta parantavien työvälineiden käyttöönotossa on perustella selkeästi, mihin käyttötarkoitukseen ne on hankittu ja varmistaa henkilöstön valmiudet ottaa ne käyttöön. Olemme huomanneet että nopeimmat hyödyt syntyvät yrityksissä, jotka panostavat vuoropuheluun ja yhteisten pelisääntöjen luomiseen yhdessä viestintätiimin, HR:n ja henkilöstön kanssa”, tuotemarkkinointipäällikkö Harri Mikkanen Microsoft Oy:stä kertoo.

Kollegoilta toivotaan erityisesti sähköisen kalenterin jakamista, sähköposteihin vastaamista ja keskustelua myös kasvokkain sähköpostin sijaan.

Vaikka työvälineet ovat hurjasti kehittyneet, sähköpostiohjelman käyttötavat ovat monella jämähtäneet 1990-luvulle. Jos yritykset eivät panosta käyttötapojen muutokseen riittävästi, turvautuu kiireinen tietotyöläinen helposti vanhoihin toimintatapoihin. Viestintävälineiden monipuolisemmalla hyödyntämisellä on mahdollista helpottaa arkea ja tehdä työajasta tuottavampaa”, toteaa Microsoftin tuote- ja ratkaisupäällikkö Ari Suominen.

Tutkimukseen vastasi 242 yli 50 hengen yrityksessä työskentelevää yrityspäättäjää (osoiterekisteri: JM Tieto, Päättäjät ja Vaikuttajat). Lisäksi tutkimusta täydennettiin kvalitatiivisilla puhelinhaastatteluilla. Vastaajat edustivat yritysten liiketoimintajohtoa eri toimialueilta (HR-, viestintä-, IT-, kehitys- ja strategiajohto).

arsyttavat_asiat